Tự động hóa các bước chuyển đổi trong quy trình bán hàng trên CRM giúp tăng tốc đội ngũ bán hàng

Hướng dẫn dành cho bạn để tạo quy trình bán hàng

Không phân biệt ngành nghề, quy mô công ty hay loại sản phẩm, luôn cần có đội ngũ bán hàng trong một tổ chức. Bạn đã hoàn thành việc tuyển dụng và có một đội ngũ nhân viên bán hàng đang chờ bạn. Câu hỏi lờ mờ trong đầu bạn là, bây giờ thì sao? Trong nhóm, phong cách bán hàng có thể khác nhau tùy từng người, nhưng một quy trình là cần thiết để đưa cấu trúc và trật tự vào một nhóm nhân viên bán hàng có chức năng cao. Nhưng, quá trình bán hàng là gì? Quan trọng hơn, bạn có cần nó không? Tìm câu trả lời cho những câu hỏi tại đây.

QUY TRÌNH BÁN HÀNG LÀ GÌ?

Nói một cách đơn giản, đó là một tập hợp các hành động và các bước lặp lại mà nhân viên bán hàng thực hiện trong một chu kỳ để chuyển đổi lead thành khách hàng. Thông thường là một quá trình thử đi thử lại, nó hoạt động như một hướng dẫn cho các giám đốc bán hàng để chuyển một thỏa thuận thông qua đường ống bán hàng và đóng nó lại.

Tại sao một quy trình bán hàng quan trọng cho đội ngũ bán hàng của bạn?

Một quy trình là cần thiết cho bất kỳ nhóm nào muốn hiểu những gì xảy ra một cách kịp thời. Trong một nhóm bán hàng, đặc biệt là cần phải theo dõi các số liệu của các hoạt động như số lượng email đã được gửi, các cuộc gọi được thực hiện, các bản demo được lên lịch và các cuộc họp đã hoàn tất. Hãy nghĩ về quy trình bán hàng như là một phần nguyên tử của doanh thu mà một nhóm tạo ra. Nhìn kỹ hơn vào quá trình có thể chỉ ra điều gì đã xảy ra đúng / sai và gây ra sự tăng / giảm số lượng.

Nhưng liệu có cần một quy trình bán hàng không? Nếu bạn là người quản lý bán hàng xử lý một nhóm hoạt động không theo quy trình, hãy để tôi vẽ một bức tranh. Nhóm của bạn đang thực hiện các hoạt động khác nhau mỗi ngày, trên các tài khoản và giao dịch. Số liệu duy nhất được theo dõi là số lượng giao dịch đã đóng và giá trị của chúng. Không có sự hiểu biết về số lượng các hoạt động được thực hiện bởi nhân viên bán hàng trên căn cứ nào hàng ngày. Doanh thu do nhóm tạo ra đang giảm xuống và không ai biết được lý do tại sao.

Điều này nghe có vẻ quen thuộc đúng không? Vậy thì, vâng, đội ngũ đang cần một quy trình bán hàng.

Thật khó để phân tích hiệu suất nhóm nếu không có số liệu hoạt động có sẵn. Nếu bạn muốn hiểu làm thế nào để đưa ra một thỏa thuận phía trước, thì phải có một quy trình được thiết lập để giải thích từng giai đoạn của quy trình. Mỗi nhân viên bán hàng phải chịu trách nhiệm cho việc tuân thủ quy trình và hướng dẫn khách hàng thông qua việc bán hàng. Với một quy trình tại chỗ, việc phân tích các “nút thắt cổ chai” sẽ dễ dàng hơn và hiểu cách “mỗi nút cổ chai” có thể được giải quyết.

Quy trình bán hàng so với phương pháp bán hàng

QUY TRÌNH BÁN HÀNG PHƯƠNG PHÁP BÁN HÀNG
Đó là một loạt các bước lặp lại đánh dấu các mốc quan trọng trong hành trình mua hàng của khách hàng, nêu rõ sự khác biệt có thể định lượng trong từng giai đoạn. Đó là cách tiếp cận được thực hiện để bán một sản phẩm, hoạt động như một khuôn khổ bao gồm các nguyên tắc và chiến thuật tốt nhất cho từng giai đoạn của sản phẩm.
Nó hoạt động như một hướng dẫn cho giám đốc bán hàng, với các giai đoạn giúp họ chuyển đổi một khách hàng tiềm năng thành khách hàng. Nó tập trung vào một thuộc tính duy nhất cho từng bước của quy trình bán hàng, tối ưu hóa kết quả của giai đoạn.

Các thuật ngữ quy trình bán hàng và phương pháp bán hàng thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng là các khái niệm bán hàng độc đáo với sự khác biệt chính.

Các bước trong quy trình bán hàng

Tiềm năng

Bước đầu tiên trong quy trình bán hàng là tìm kiếm khách hàng mới. Một danh sách các công ty phù hợp với trường hợp sử dụng được tạo ra. Các công ty lọt vào danh sách sẽ có một thách thức tiềm năng có thể được giải quyết bằng cách sử dụng sản phẩm. Người mua lý tưởng từ các công ty này được xác định. Một nhà vô địch nội bộ – không nhất thiết phải là người ra quyết định – liên hệ để thiết lập mối quan hệ với công ty. Điểm tiếp xúc đầu tiên của cuộc trò chuyện có thể thông qua một “cold email” hoặc một “cold call”.

Đánh giá nhu cầu

Ở giai đoạn này, giám đốc bán hàng bắt đầu một cuộc gọi khám phá với triển vọng là xác định những thách thức và “điểm đau” của họ. Họ cố gắng và hiểu nếu sản phẩm có thể giải quyết các thách thức của lead. Giám đốc bán hàng giải thích cho lead các tính năng của sản phẩm có liên quan đến trường hợp sử dụng của họ, tập trung vào cách sản phẩm có thể tăng năng suất và doanh thu.

Đánh giá sản phẩm

Khi đủ điều kiện, lead có một trạng thái của khách hàng. Nhân viên bán hàng sau đó có thể thu hút họ vào Proof of Concept (POC). POC dự định cung cấp cho lead sự hiểu biết về cách sản phẩm có thể giúp họ vượt qua những thách thức của họ. Đây cũng là cơ hội để khách hàng tiềm năng thử nghiệm sản phẩm, sử dụng tài khoản dùng thử miễn phí trong một khoảng thời gian giới hạn. Các tính năng cao cấp của sản phẩm có thể được cung cấp cho khách hàng để giúp họ đánh giá toàn bộ sản phẩm.

Xử lý phản đối / Đàm phán

Giải quyết các phản đối là một phần bất biến của  chu kỳ bán hàng . Người mua ngần ngại đồng ý với một sản phẩm mà không có nhiều sự phản đối và cần thuyết phục. Dựa trên việc sử dụng sản phẩm của họ, khách hàng tiềm năng có thể quay lại với nhiều sự phản đối khác nhau, từ mối quan tâm về quyền riêng tư đến giá cả của sản phẩm. Mặc dù sự phản đối là một thách thức, nó có thể là một chỉ số về sự quan tâm của khách hàng tiềm năng đối với sản phẩm. Bằng cách đàm phán thành công các phản đối, khách hàng tiềm năng bị thuyết phục về giá trị của sản phẩm và sẵn sàng đầu tư vào nó.

Kết thúc cơ hội

Gần đến đích, giai đoạn này bao gồm các hoạt động như đàm phán, ký kết hợp đồng cuối cùng, SLA, thực hiện, thành công của khách hàng, hỗ trợ và giá cả. Hai doanh nghiệp thảo luận về các điều khoản của quan hệ đối tác, và trong một số trường hợp, các đội pháp lý từ cả hai bên có một cuộc trò chuyện. Đưa ra một “điệu nhảy vui vẻ“ từ đội ngũ bán hàng vì lead bây giờ đã là khách hàng.

Nuôi dưỡng

Thành công của khách hàng, mặc dù hiếm khi được thực hiện, là phần bị đánh giá thấp trong quy trình bán hàng. Tuy nhiên, việc nuôi dưỡng khách hàng sau bán hàng có thể đảm bảo giảm chi phí. Với sự hỗ trợ khách hàng đặc biệt, khách hàng có thể quay lại để mua gói cao hơn hoặc thậm chí giới thiệu sản phẩm cho một vài doanh nghiệp.

Khi tất cả không suôn sẻ và khách hàng không mua sản phẩm, doanh số vẫn có thể được hưởng lợi từ việc nuôi dưỡng. Hiểu lý do tại sao thỏa thuận giảm giá sẽ là một chỉ số về cách nuôi dưỡng lead xa hơn nữa. Trong một số trường hợp, thời điểm có thể không phải là thứ tốt nhất, mà là ngân sách đã được soạn thảo, một dự án quan trọng đang được tiến hành hoặc người ra quyết định đang nghỉ phép. Đây là những yếu tố rõ ràng ngoài tầm kiểm soát. Ở những người khác, họ sẽ tìm kiếm một tính năng mà sản phẩm không có. Điều này, một lần nữa, là một vị trí khó có thể tham gia. Nó dẫn đến một trận thua không thể tránh khỏi. Nhưng tất cả hy vọng vẫn chưa mất. Sử dụng email marketing, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng có thể giúp hồi sinh họ.

Làm thế nào để xây dựng một quy trình bán hàng?

Quy trình bán hàng thay đổi tùy theo ngành và sản phẩm. Một số có thể tập trung vào việc thu hút khách hàng, trong khi những người khác tập trung vào việc duy trì. Điều đó nói rằng, các bước sau đây là không thay đổi giữa các ngành.

Nhìn lại các giao dịch trong quá khứ và các nhận ra các mô hình.

Nơi tốt nhất để tìm kiến ​​thức về việc tạo ra một quy trình bán hàng là lịch sử công ty. Nhìn lại các giao dịch và tài khoản đã giành được trước đó và phát hiện ra một mô hình ở đó. Xác định cách “một điểm đau” được tận dụng để bán cho khách hàng về nhu cầu tuyệt đối cho sản phẩm. Dễ dàng hơn để xây dựng nhữn tính cách người mua bằng cách hiểu ai đã mua từ bạn và chính xác lý do tại sao họ làm như vậy. Dựa trên những tính cách người mua, hãy phân biệt cách tiến hành chu trình bán hàng và cách khắc phục từng nút thắt.

Thiết lập phễu chuyển đổi

Hình ảnh một cái phễu với nước chảy qua nó. Vành rộng có thể chứa một số giọt nước, nhưng khi nó đi qua phễu, giọt nhỏ giọt riêng lẻ. Tương tự, kênh bán hàng bắt đầu với một số lượng lớn khách hàng tiềm năng, nhưng chỉ những khách hàng tiềm năng đủ điều kiện mới đi xuống. Để phễu có ý nghĩa, mỗi phần của phễu phải được gán một số. Đầu phễu phải có X số lượng khách hàng tiềm năng. Giữa phễu phải có khách hàng tiềm năng đủ điều kiện, lý tưởng nhất là X / 2. Đáy của phễu sẽ có các giao dịch chuyển sang đóng, X / 4. Mỗi giai đoạn của quy trình bán hàng cũng cần có những con số liên quan đến nó. Nếu một nhân viên bán hàng gửi 100 email mỗi ngày, tỷ lệ mở dự kiến ​​là 25 và tỷ lệ trả lời sẽ là 1. Hãy ghi nhớ điều này, nhân viên bán hàng phải gửi 500 email mỗi ngày để nhận 5 khách hàng tiềm năng mỗi ngày.

Xác định một hành động cho từng giai đoạn

Mỗi giai đoạn của quy trình bán hàng phải có tiêu chí đủ điều kiện khác nhau. Tiêu chí này được xác định bởi số lượng tương tác của lead với nhân viên bán hàng và kết quả của nó. Trong bước đầu tiên của quy trình, một khách hàng tiềm năng được chuyển đổi thành lead khi họ trả lời email hoặc cuộc gọi từ nhân viên bán hàng. Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện khi “một điểm đau” được xác định là có thể giải quyết được bằng sản phẩm. Họ chuyển qua hai giai đoạn tiếp theo khi họ tham gia với nhân viên bán hàng trong bản demo sản phẩm và đàm phán các điều khoản. Khách hàng tiềm năng được chuyển đổi thành khách hàng khi họ đồng ý thỏa thuận và mua sản phẩm.

Cách tự động hóa quy trình bán hàng của bạn

Nó đã được thiết lập rằng phần lớn quá trình bán hàng là lặp đi lặp lại và đơn điệu. Các hoạt động được thực hiện bởi một nhân viên bán hàng là giống nhau trên tất cả các khách hàng tiềm năng, không phân biệt quy mô giao dịch. Mỗi giai đoạn của quy trình bán hàng có một nhiệm vụ có thể được tự động hóa. Khách hàng tiềm năng, gửi “cold email” và số liệu email theo dõi là một phần nhất quán trong công việc hàng ngày của nhân viên bán hàng. Và đó chỉ là phần trên nhất của các hoạt động trong phễu. Khi một khách hàng tiềm năng được chuyển đổi thành lead, các hoạt động lại trở thành bộ máy đồng hồ. Email liên quan đến xác nhận cuộc họp, theo dõi và những ai giải thích quy trình của tài khoản dùng thử không yêu cầu phải thay đổi nhiều. Báo cáo theo dõi chuyển động đường ống bán hàng và số liệu điều hành có thể được tự động để giới thiệu lại những điều thú vị vào trong quy trình bán hàng.

Cách lý tưởng để tự động hóa các tác vụ này là từ bên trong một CRM – cho rằng tất cả các thông tin cần thiết đã có sẵn trong đó. Dữ liệu liên quan đến hoạt động của khách hàng trên một trang web hoặc lời nhắc tác vụ có sẵn trong một khung duy nhất. Quy trình bán hàng và quản lý đường ống bán hàng được thực hiện dễ dàng hơn và nhu cầu chuyển đổi giữa các cửa sổ của nhiều ứng dụng được loại bỏ vì tất cả các quy trình đều xảy ra bên trong CRM.

Tự động hóa tiếp cận hàng ngày

Sự thật:  Một nhân viên bán hàng dành 21% thời gian của họ để gửi email cho khách hàng tiềm năng. Đó là thời gian quan trọng có thể được dành để tương tác với khách hàng. Loại bỏ việc gõ cùng một email nhiều lần bằng cách tạo một mẫu có thể được cá nhân hóa cho mỗi liên hệ. Theo dõi email bằng cách phân tích các số liệu như mở, nhấp và trả lời từ bên trong CRM, tự động hóa các hành động tương ứng.

Hãy xem xét một ví dụ, nếu khách hàng đăng ký tài khoản dùng thử sản phẩm, email chào mừng tự động có thể là điểm tiếp xúc đầu tiên. Khi khách hàng duyệt qua bản dùng thử sản phẩm, có thể gửi email theo dõi có chứa thông tin về cách thiết lập sản phẩm, giải thích các mô-đun của sản phẩm và cách tích hợp tốt nhất với các ứng dụng khác.

automate daily outreach
Tự động hóa các bước chuyển đổi trong quy trình bán hàng trên CRM giúp tăng tốc đội ngũ bán hàng

Biết đội của bạn định làm gì

Tạo một báo cáo hiệu suất bằng tay có thể là khó khăn. Hãy tưởng tượng nếu CRM của bạn đã làm điều đó cho bạn, cuộc sống sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Sử dụng dữ liệu có trong CRM một cách khôn ngoan và tạo báo cáo trong CRM. Bạn có thể thiết lập các báo cáo kịp thời thu thập thông tin hàng tuần hoặc hàng tháng và trình bày cho bạn trong một biểu đồ đẹp hoàn chỉnh. Đối với các chức năng cụ thể hơn, bạn có thể tùy chỉnh các báo cáo dựa trên các tham số bạn muốn theo dõi.

Ví dụ: Theo dõi các số liệu thông thường như email đã được gửi, các cuộc gọi điện thoại đã hoàn thành và chuyển động đường ống bằng các báo cáo tự động. Theo dõi các giao dịch đã giành được hoặc khách hàng trong một gói giá cao hơn, bằng cách tùy chỉnh các báo cáo sẽ được tạo cho mỗi tháng.

Sales report

Tự động hóa quy trình làm việc hàng ngày

Chu trình bán hàng là một chu kỳ lặp đi lặp lại, với nhiều việc vặt được lặp đi lặp lại một cách kịp thời. Các nhiệm vụ như theo dõi email, tạo hóa đơn hoặc tạo báo cáo được thực hiện trên cơ sở định kỳ. Làm điều này bằng tay trên một vòng lặp không bao giờ kết thúc có thể cảm thấy nhàm chán đối với người điều hành bán hàng. Tự động hóa quy trình này dưới dạng quy trình công việc cho từng bước của chu trình bán hàng sẽ giúp cuộc sống của họ dễ dàng hơn.

Một ví dụ về  quy trình làm việc tự động  là cài đặt các kích hoạt trong CRM, khi được kích hoạt sẽ thực hiện một tác vụ tương ứng. Nếu một khách hàng tiềm năng trả lời email được gửi bởi một đại diện, trạng thái của khách hàng tiềm năng có thể được tự động để thay đổi thành “Lead Responded”, không cần nhân viên bán hàng nhập thủ công.

automate daily outreach

Ưu tiên khách hàng tiềm năng và quản lý chúng dễ dàng

Đầu phễu bán hàng của bạn có thể tràn ra quá nhiều khách hàng tiềm năng. Theo định nghĩa, những khách hàng tiềm năng này là những người đã tương tác với sản phẩm và trang web. Nhưng không phải tất cả các khách hàng tiềm năng đều giống nhau. Một khách hàng tiềm năng trả lời email nên được xếp hạng cao hơn một khách hàng tiềm năng đã nhấp vào đó. Bảng xếp hạng khách hàng tiềm năng này trên cơ sở ưu tiên được gọi là tính điểm lead.

Bằng cách chỉ định điểm số cho lead, phễu có thể được cấu trúc theo mức độ ưu tiên. Việc chỉ định lại các dẫn này cho nhân viên bán hàng dựa trên điểm số và lãnh thổ có thể trở nên đơn giản và như một nhiệm vụ. Đặt quy tắc được xác định để phân phối trong quản lý lãnh thổ và thực hiện công việc của CRM.

Lead management

Tham khảo tại: https://www.freshworks.com/freshsales-crm/sales-process/

Cơ hội trải nghiệm miễn phí CRM Freshsales, với những chức năng hỗ trợ bán hàng nhanh chóng.

ĐĂNG KÝ NGAY